Ensimmäisen vuosikellon tein Excelissä vuonna 2015. Eräs HR-vastaava Tampereella tarvitsi «sellaisen pyöreän jutun, jossa näkyy koko vuosi». Käytin neljä tuntia ja neljätoista minuuttia — ja lopputulos näytti rehellisesti sanottuna piirakkakaaviolta, jonka värit oli valinnut joku silmät kiinni.
Kaksitoista kuukautta. Kaksitoista segmenttiä. Pitäisi olla yksinkertaista.
Mutta ei se koskaan ole. Olen rakentanut vuosikelloja yksitoista vuotta — yrityksille, kunnille ja järjestöille. Laskin kerran, montako tuntia olin käyttänyt pelkästään rengaskaavioiden säätämiseen: kolmekymmentäkaksi. Aina sama kaava: avaat tyhjän työkirjan, googlaat «rengaskaavio Excel», ja kolme tuntia myöhemmin tuijotat jotain, mikä muistuttaa pizzaa jonka päällä on kaikki maut yhtä aikaa. Tekstit menevät päällekkäin. Värit riitelevät keskenään. Ja yhteys tehtävälistaan? Se on erillisellä välilehdellä, johon kukaan ei koskaan palaa.
Sitten löysin tämän. Sanon rehellisesti: en odottanut mitään erityistä.
Vuosikello Excel — ammattimainen pohja sunburst-kaaviolla
7 välilehteä. Sunburst-kaavio, Gantt-aikajana ja kojelauta. Yli 5 000 kaavaa, ei makroja. Käyttövalmis alle kymmenessä minuutissa. 30 suomalaista esimerkkitehtävää valmiina.
Katso pohja ja lataa →Mikä yllätti eniten
Odotin siistiä rengaskaaviota — sehän vuosikello käytännössä on. Mutta tämä pohja sisälsi seitsemän välilehteä. Ei pelkästään yhtä kaaviota, vaan kokonaisen suunnittelujärjestelmän.
Se, mikä sai kollegani pysähtymään ja sanomaan «hetkinen, näytä tuo uudelleen», oli sunburst-kaavio. Ei tavallinen rengaskaavio, jossa kaikki on yhdessä kehässä — vaan aito sunburst, jossa kategoriat ja alakategoriat näkyvät kerroksittain ulospäin. Visuaalisesti se on kuin katsoisi koko vuosisuunnitelmaa ylhäältä.
(Niille jotka ihmettelevät: tavallinen rengaskaavio näyttää vain segmentit yhdessä ympyrässä. Sunburst lisää lisäkehiä — niin että näet «Markkinointi → Q1 → Kevätkampanja» yhdessä näkymässä. Ero on merkittävä.)
Mitä pohja sisältää
Useimmat pohjat pysähtyvät 30–40 kohdalla. Tähän mahtuu koko organisaatio — eikä kukaan ole vielä saanut sitä täyteen.
Ei litteä rengaskaavio. Kategoriat ja alakategoriat kerroksittain — kuin kartta koko vuodesta.
12 kuukautta automaattisella värikoodauksella. Muuta päivämäärää listassa, aikajana päivittyy itsestään.
Kaiken tila yhdellä silmäyksellä — mitkä tehtävät on tehty, mitä jäljellä, kuukausi- ja kategoriakohtaisesti.
Pelkät kaavat. IT-osasto ei tarvitse hyväksyä yhtään mitään. 5 042 kaavaa, kaikki toimivat.
Täytä tehtävät — tai käytä 30 valmista suomalaista esimerkkiä pohjana. Valitse kategoria. Valmis.
Sunburst-kaavio — katso lisää
Kojelauta automaattisilla KPI-mittareilla
Gantt-aikajana — 12 kuukautta yhdessä näkymässä
Tehtävälista — tilaa 200 merkinnälle
Käsin vs. valmis pohja — rehellinen vertailu
Olen rakentanut vuosikelloja käsin ehkä yhdeksän-kymmenen kertaa vuosien varrella. Ensimmäisellä kerralla meni se neljä tuntia ja neljätoista minuuttia — kyllä, laskin. Suurin osa ajasta kului rengaskaavion muotoiluun. Toisella kerralla selvisin kolmessa tunnissa. Nykyään pärjään puolessatoista tunnissa, mutta vain koska tiedän tarkalleen mitä asetuksia «Muotoile tietosarja» -valikossa pitää säätää. Pidän kirjaa näistä asioista — olen oppinut, että ajankäyttö kertoo totuuden.
Se, mitä kukaan ei kerro: ongelma ei ole itse kaavio. Ongelma on tehtävälistan kytkeminen kaavioon niin, että asiat oikeasti päivittyvät. Kokeile lisätä tehtävä maaliskuuhun kaavion valmistuttua. Ymmärrät nopeasti.
| Ominaisuus | Käsin Excelissä | Valmis pohja |
|---|---|---|
| Aika alusta valmiiksi | 3–5 tuntia | Alle 10 min |
| Sunburst-kaavio | ✗ Vaatii edistynyttä osaamista | ✓ Valmiiksi määritetty |
| Gantt-aikajana | ✗ Erillinen tiedosto | ✓ Sisältyy |
| Kojelauta | ✗ Rakennetaan erikseen | ✓ Päivittyy automaattisesti |
| Tehtävien lisääminen jälkikäteen | Vaatii manuaalisen päivityksen | ✓ Automaattinen |
| Uudelleenkäyttö seuraavana vuonna | Aloita lähes alusta | ✓ Vaihda data, säilytä rakenne |
Kyse ei ole siitä, etteikö sitä osaisi. Olen tehnyt vuosikellon käsin tarpeeksi monta kertaa todistaakseni sen. Mutta ne kolme tuntia, jotka säästän? Ne käytän mieluummin keskusteluihin osastojohtajien kanssa siitä, mitä suunnitelmaan oikeasti pitäisi sisältyä. Siinä on todellinen arvo — ei «Muotoile tietosarja» -valikon napsuttelussa kuudetta kertaa.
Kenelle tämä sopii?
Ennen kaikkea: toimitusjohtajille ja päälliköille pk-yrityksissä. Tyypillisesti 20–90 työntekijää — ei omaa projektitoimistoa, mutta tarpeeksi iso organisaatio tarvitsemaan vuosisuunnittelua joka oikeasti toimii. Kuka saa sen tehtäväksi? Usein talousvastaava tai HR. He käyttävät sitä kehityskeskusteluihin ja osaamisen kehittämisen suunnitteluun. Markkinointipäälliköt pitävät Gantt-aikajanasta — he näkevät kampanjansa kaiken muun toiminnan kontekstissa.
Kunnat ja hyvinvointialueet. Päiväkodit ja koulut suunnittelevat lukuvuoden mukaan, eivät kalenterivuoden — ja se, ettei pohja pakota aloittamaan tammikuusta, on käytännössä iso etu. Aloita elokuussa. Aloita huhtikuussa. Ei merkitystä.
Suomessa erityisesti: Työturvallisuuslaki edellyttää järjestelmällistä työympäristön hallintaa. Työpaikkaselvitykset, riskiarvioinnit, kehityskeskustelut — kaikki on syklistä, ja kaikki sopii täydellisesti vuosikelloon. Juttelin työsuojeluvaltuutetun kanssa Oulussa viime syksynä, ja hän sanoi suoraan: «Ennen pidin kaikkea muistilistana sähköpostissa. Nyt näen kokonaisuuden yhdellä silmäyksellä.» Aluehallintovirasto valvoo näitä syklejä — dokumentaation pitäminen ajan tasalla on yksinkertaisesti fiksua.
Usein kysytyt kysymykset
Ei. Sunburst-kaaviota ei yksinkertaisesti ole Google Sheetsissa vielä. Tarvitset Microsoft Excel 2016:n tai uudemman version.
Kyllä. Pohja ei pakota tammikuuhun. Valitse mikä tahansa kuukausi aloituskohdaksi — lukuvuosi, tilikausi tai mikä tahansa muu jakso. Tämä on iso etu erityisesti kouluille ja päiväkodeille.
Kyllä. Tavallinen .xlsx ilman makroja — jaa sähköpostilla, Teamsissa tai yhteisellä verkkolevyllä. Ei käyttäjäkohtaista lisenssiä. Osta kerran, käytä kaikkialla.
Valmis säästämään aikaa?
Oletko käyttänyt tarpeeksi tunteja rengaskaavioihin, jotka eivät toimi? Tässä pohjassa on kaikki tarvitsemasi — valmiiksi asetettuna.
Katso vuosikello-pohja täältä →Lähteet ja viitteet
- Työturvallisuuslaki (738/2002) — Finlex
- Työsuojelutoiminta työpaikalla — Työsuojeluhallinto (Aluehallintovirasto)